Эффективная планировка офисов: почему возникают потери площадей
Эксперты определили, что более 15% офисов в Москве используют свои помещения неэффективно. Специалисты советуют уменьшить количество таких площадей до 5%, так как содержание и арендная плата за них может стать непосильной ношей для бюджета компании.
Часть офисных помещений с непродуктивным использованием считается высокой, если она больше 20%. Например, если фирма занимает офис А класса площадью в 14 тыс. кв.м., а на часть неэффективных помещений приходится 26% площади, то их содержание обойдется компании примерно в 4 млн. долларов.
Существует несколько причин, которые влияют на неэффективное использование офисных помещений. Из самых известных можно указать: кабинетная система; неудобная планировка офиса; повышение имиджа компании.
Кабинетная система в офисах компаний значительно увеличивает количество неэффективных площадей. Именно поэтому большинство современных бизнес-центров А и В класса в своей планировке отказываются от устройства кабинетов. Таким образом они уменьшают количество коридоров, что увеличивает полезную площадь. Можно указать, что в Москве почти 50% офисов имеют кабинеты площадью до 15 кв.м. и это только для руководящего состава. На содержание таких кабинетов компания тратит около 6-13 тыс. долларов в год. Причем в эту цифру не входит сумма, которая тратится на содержание коридоров.
Крупные компании арендуют почти 20% помещений под офисы класса А и В в Москве. Почти третья часть этих площадей используется непродуктивно. Эти компании согласны платить за их содержание огромные суммы ради дополнительного имиджа. При расположении офисов учитывается имидж компании, а функциональное использование помещений – это второстепенный фактор. Обычно дизайн таким образом спроектированных помещений содержит просторные холлы, длинные и широкие коридоры. Например, офис разделенный зоной рецепции имеет широкую систему коридоров.
Компании, которые имеют большой опыт в эксплуатации арендных площадей и длительное время существуют на рынке, снимают около половины офисов в Москве. Такие офисы имеют примерно 5-10% неиспользуемых площадей. Это происходит, так как фирмы стремятся уменьшить затраты на содержание и аренду помещений, а так же допускают наличие неэффективных площадей для сохранения индивидуальности и имиджа. В эту группу офисов попадают и помещения с нерациональной планировкой, которую даже использование дизайнерских приемов не может преобразовать в 100% используемое пространство.
Только десятая часть всех офисов столицы имеет в своем составе менее 5% неэффективных помещений. Это офисы компаний, которые имеют развитую корпоративную культуру, а также офисы девелоперов, которые выбирают базовые интерьеры. Девелоперы при проектировании недвижимости заинтересованы в максимальном количестве офисных площадей, поэтому они избегают кабинетной системы и стараются придерживаться принципа максимального удобства. В тоже время растет количество таких помещений, которые получают сертификат качества, благодаря высоким экологическим стандартам.
Специалисты прогнозируют, что из-за значительных бюджетных трат на не эффективные площади, офисная политика будет значительно перестроена в сторону функционального подхода к использованию офисных пространств. И в ближайшее время арендаторы будут использовать для расположения сотрудников систему open-space, что приведет к максимальному использованию рабочего пространства.
Уже сейчас 50% московских бизнес-центров А и В класса на 50-70% преобразовали свою рабочую площадь в систему open-space – открытого рабочего пространства. Такая перепланировка позволяет значительно уменьшить затраты на содержание помещения офиса.
Желание руководства компаний минимизировать расходы на аренду и содержание офиса абсолютно логично, ведь стоимость аренды помещений в Москве очень высокая. Довольно долго систему open-space на территории России использовали только представительства зарубежных корпораций с развитым демократическим корпоративным духом. Сейчас всё больше российских фирм, в борьбе за экономию, обращаются к опыту зарубежных коллег и распределяют площадь в своих офисах с помощью системы open-space. Данная система универсальна и имеет огромное количество конфигураций.
Так, рабочие места могут разделяться между собой прозрачными, полупрозрачными или глухими перегородками, в тоже время перегородок может и не быть совсем. Основное правило, по которому распределяют систему open-space – это расчет минимальной площади рабочей зоны на одного человека, она должна быть не менее 4,5 кв.м. Для удобства сотрудников есть также возможность интегрировать кофе-зону в расположение офиса для системы open-space.
Использование open-space в компании – это главная возможность эффективно использовать пространство и сэкономить на аренде и содержании помещений. Эксперты посчитали, что экономия, в сравнении с кабинетной системой, будет составлять 250%. При чем, в эти расчеты не вошли средства, которые были бы использованы на создание и обустройство коридоров, как самых неэффективных площадей.
Еще одной причиной популярности системы open-space можно назвать усиление корпоративного духа сотрудников компании и увеличение взаимодействия между коллегами. Люди, которые постоянно находятся в одном офисном помещении больше сотрудничают, ищут общие пути решения проблемы, общаются, дискутируют и поддерживают друг друга. А статистика утверждает, что положительные отношения в коллективе улучшают и весь рабочий процесс.
Компании у которых на представительские офисы отводится площадь до 1500 кв. м. наиболее часто используют open-space и выбирают открытые рабочие зоны. Они оставляют лишь небольшое количество отдельных кабинетов для руководства.
Таким образом, open-space является на данный момент наиболее эффективной планировкой офисов. Естественно, что он тоже имеет свои недостатки. Нужно указать, что в офисе такой системы довольно шумно, поэтому не все сотрудники смогут работать в таких условиях. Если работа требует максимального внимания и концентрации, то для таких специалистов рекомендуется выделить отдельный офис или кабинет. Open-space идеально подходит для тех, чьи должностные обязанности связаны с общением.
Как замечает Дмитрий Крылов, генеральный директор АН "Башни Москва-Сити": в московских офисах А и В класса средняя площадь одного рабочего места в open-space равна 6 кв. м., что подтверждает комфортные условия работы сотрудников. В 7% офисов на рабочее место отвели меньше 4 кв. м., а в 14% - отвели более 7 кв. м. Траты на обустройство и содержание таких рабочих мест составляет 5100 долларов в офисах класса А и около 4500 долларов – для В класса.