«Центр международной торговли» Москвы внедрил Directum

В «Центре международной торговли» (ЦМТ Москва) завершилась автоматизация договорного процесса. В основе проекта было заложено электронное формирование договорных соглашений, и все что с ними связано, как единый механизм обработки документации комплекса международной торговли.

Структура ЦМТ сложная. Она насчитывает 24 подразделений и фактически работает в ней более 1800 сотрудников. Повседневная работа - это заключение договоров. За один рабочий день – подписывается огромное количество соглашений, которые должны пройти сложный путь согласования, через множество сотрудников, до своего завершения.

До внедрения этого проекта, сотрудниками все документы согласовывались и передавались в бумажном виде, и это затягивалось на неопределенное время. Договора могли, в „некоторых случаях” пролежать долгое время, и процесс останавливался, что вызывало сложность проследить за документами внутри ЦМТ.

Переход на электронный процесс берет начало с 2013 г. На первом этапе – запуск системы Directum, все компоненты которой окончательно вступят в силу в сентябре этого года. Определенная ее роль состояла в том, чтобы активизировать ежедневные длительные процессы входящей и исходящей документации. Руководство ЦМТ приняло решение под названием: „Классическое делопроизводство”, которое, по их мнению, наладит контроль над всеми процессами разной документации.

Первый этап дал свои результаты. Благодаря автоматизации процессов, улучшились показатели договорной работы, сократились сроки согласования по вопросам аренды офисов. В связи с этим, второй этап не замедлил себя ждать. Руководством было решено: продолжить автоматизацию всей системы ЦМТ. И в сентябре 2013 г, для этой работы, были приглашены опытные специалисты компании „Акелон”, которые с задачей справились за 5 недель (при продолжительности проекта 4 месяца).

Для адаптации на своем новом рабочем месте, каждый из работников прошел определенное обучение, которое провели представители компании „Акелон”. Встроенная современная автоматизированная система, за технологией RapID(маркировка документов - каждый документ имеет свой штрих-код), универсальна и многофункциональна, удобна и практична в работе. У каждого сотрудника на рабочем месте есть сканер, который легко считывает информацию, с поднесенного к нему документа, и быстро его находит среди иной документации, чтобы его зарегистрировать.

Внедрение новейшей системы положительно влияет на работников ЦМТ и обеспечивает своевременную выдачу документов. Руководство управления поддержало инициативу сотрудничества с сервисной компанией Servise Desk и начало внедрения нового проекта: „Управление совещаниями и заседаниями”.

На этом новейшие технологии не останавливаются. Прогресс автоматизированных систем своевременен и актуален. Так будет происходить и в „Центре международной торговли” в г.Москва.